Ogni mattina, in centinaia di magazzini italiani, qualcuno apre un foglio Excel e comincia a costruire i giri di consegna della giornata. Conosce i clienti a memoria, sa quali strade evitare, ricorda chi vuole la merce entro le 10. È un lavoro che funziona, ma è anche lento, difficile da replicare e quasi impossibile da verificare: nessuno sa davvero se quei giri sono i più efficienti possibili o se ogni giorno si bruciano chilometri e ore evitabili.
Ottimizzare i giri di consegna vuol dire smettere di affidarsi solo all’esperienza e iniziare a misurare. In questa guida vediamo cosa significa concretamente, quali vincoli contano davvero, cosa cambia quando si consegna in Italia e come passare dalla pianificazione manuale a un sistema che calcola i percorsi ottimali in pochi minuti. E anche le domande che si pongono meno spesso e valgono di più: quanti mezzi servono davvero, quanto costa servire un cliente, se un giro fisso regge ancora.
Cosa significa ottimizzare i giri di consegna
Ottimizzare i giri di consegna significa assegnare le fermate ai veicoli e ordinarle nella sequenza che minimizza un obiettivo (di solito chilometri, tempo o costo) rispettando tutti i vincoli operativi. Non è semplicemente “trovare la strada più breve tra due punti”: è risolvere simultaneamente quale veicolo serve quali clienti, in quale ordine, e a che ora, su decine o centinaia di fermate.
È un problema matematico noto come Vehicle Routing Problem (VRP). La sua difficoltà cresce in modo esplosivo con il numero di fermate: già con 20 consegne le combinazioni possibili sono più di quante una persona possa valutare a mente o su un foglio. Per questo l’ottimizzazione manuale, oltre una certa scala, non produce mai la soluzione migliore: produce una soluzione accettabile, che è una cosa diversa.
I vincoli che contano davvero
La differenza tra un percorso teorico e un giro che funziona sta tutta nei vincoli. Un’ottimizzazione seria li considera tutti contemporaneamente:
- Finestre orarie: il cliente riceve solo tra le 8 e le 12, o ha più fasce nella giornata.
- Capacità dei veicoli: peso, volume, numero di colli, vani refrigerati.
- Magazzini multipli: partenze e rientri da depositi diversi.
- Priorità e sequenze obbligate: consegne urgenti, ritiri prima delle consegne, punti fissi.
- Restrizioni urbane: ZTL, zone a basse emissioni (LEZ), limiti di accesso per fascia oraria.
- Tempi di guida e riposo: per le flotte soggette al Pacchetto Mobilità, i giri devono rispettare i limiti del Regolamento 561/2006.
- Risorse disponibili: mezzi e autisti effettivamente in servizio quel giorno, padroncini inclusi.
Ignorare anche uno solo di questi vincoli produce giri belli sulla carta ma inapplicabili nella realtà, ed è il motivo per cui molti software generici di mappatura falliscono nella distribuzione vera.
Nella distribuzione italiana i vincoli che pesano davvero sono spesso più specifici di così: il furgone con tre scomparti a temperatura diversa, la merce ritirata al mattino da riconsegnare nel pomeriggio, il trasbordo che avviene in piazzola e non a magazzino. Sono i casi raccolti nella libreria dei vincoli di OptivoRoute.
Cosa cambia in Italia
Alcune regole italiane decidono se un piano regge alla prima mattina, e gli strumenti generici di mappatura raramente le gestiscono:
- Ogni comune scrive le sue regole per la ZTL: orari di accesso, permessi legati al singolo mezzo, limiti di dimensione nei centri storici. Il percorso più breve sulla mappa può essere uno che quel furgone non può fare. Le regole che nel 2026 cambiano le consegne in città sono raccolte in una guida a parte, e le ore di carico e scarico concesse in dieci centri storici in uno studio sugli atti dei comuni.
- Molti distributori lavorano con flotte miste, mezzi propri pagati a ora accanto a padroncini pagati a consegna o a giornata, che spesso iniziano e chiudono il giro lontano dal deposito. I due costi devono stare nello stesso calcolo, come spieghiamo nell’articolo su come pianificare i giri con i padroncini.
- Dal 1° luglio 2026 le regole europee sui tempi di guida arrivano anche ai furgoni sopra le 2,5 tonnellate impiegati in trasporto internazionale e cabotaggio: per una parte della flotta leggera i limiti di guida entrano nel piano per la prima volta.
- Interi settori vivono di giri fissi. I grossisti del farmaco servono le farmacie su giri quotidiani, le catene della GDO assegnano gli slot di banchina al CeDi. Quei giri si allontanano dall’ottimo man mano che cambiano clienti e volumi, ed è il caso raccontato in ottimizzare i giri fissi nella logistica farmaceutica.
Sono i casi da provare per primi su qualunque strumento, con la giornata più difficile del mese e non con una media.
Pianificazione manuale vs ottimizzazione automatica
| Pianificazione manuale (Excel) | Ottimizzazione automatica | |
|---|---|---|
| Tempo per pianificare | Mezza giornata o più | Da pochi minuti |
| Qualità del risultato | ”Accettabile”, basata su esperienza | Vicina all’ottimo, dentro i vincoli |
| Scalabilità | Cala con il numero di fermate | Cresce con il volume |
| Conoscenza | Nella testa del pianificatore | Nel sistema, replicabile |
| Gestione imprevisti | Telefonate e improvvisazione | Ricalcolo in tempo reale |
| Dati e KPI | Assenti o stimati | Misurati (km, tempi, costi) |
| Decisioni sulla flotta | A sensazione, una volta l’anno | Simulate sui propri dati, quando serve |
Il punto non è sostituire il pianificatore: è liberarlo dal lavoro meccanico di costruire i giri a mano, così può concentrarsi sulle eccezioni e sui dati. È il salto che descriviamo nell’articolo Da Excel alla pianificazione automatica.
Come ottimizzare i giri di consegna in 6 passi
- Raccogli i dati delle fermate: indirizzi, finestre orarie, quantità, eventuali note. Non serve un formato perfetto: i sistemi moderni puliscono i dati grezzi, e con Magic Order di OptivoRoute li fai entrare da una chat in qualunque formato arrivino, Excel, PDF, foto o testo, e se manca un dato te lo chiede.
- Definisci i vincoli reali: capacità dei mezzi, depositi, priorità, restrizioni urbane, tempi di guida.
- Imposta l’obiettivo: minimizzare i chilometri, il tempo totale, il numero di veicoli o il costo. Sono obiettivi diversi e portano a giri diversi.
- Lancia l’ottimizzazione: il motore calcola l’assegnazione e la sequenza migliori rispettando i vincoli.
- Simula e confronta: prova scenari alternativi (un veicolo in più, una finestra diversa) e confronta l’impatto su km e costi prima di decidere. Nelle gare pubbliche si fa lo stesso esercizio prima di firmare l’offerta, perché nel piano trasporti di un’offerta tecnica mezzi e chilometri diventano punteggio.
- Esegui e misura: manda i giri agli autisti, traccia l’avanzamento e confronta il pianificato con il reale per migliorare il giro dopo.
L’ultimo passo è quello che chiude il cerchio: senza misurare il risultato reale, l’ottimizzazione resta un esercizio teorico.
Dal giro di domani alle decisioni sulla flotta
Il valore dell’ottimizzazione si legge di solito sul piano di domani: meno chilometri, meno ore a pianificare. Lo stesso motore risponde a tre domande che si pongono meno spesso e pesano di più sul conto economico.
- Quanti mezzi servono davvero? Si toglie un mezzo dallo scenario, si ricalcola e si guarda se i giri stanno ancora nelle finestre orarie e nei turni degli autisti. Se ci stanno, il risparmio è il costo annuo pieno di quel mezzo e, potenzialmente, di un autista.
- Quanto costa servire questo cliente, o aprire questa zona? Serve il costo pieno delle fermate, non il costo marginale di aggiungerne una a un giro che parte comunque. Una decisione su un cliente o su una frequenza di consegna impegna un mezzo e un autista per ore.
- I giri fissi reggono ancora? Clienti nuovi, volumi e finestre che cambiano li allontanano dall’ottimo un po’ alla volta. Ricalcolarli ogni mese e cambiare solo dove conviene recupera quello che si è perso.
La risposta si può usare perché arriva con i giri. Un foglio di calcolo può dire che bastano due mezzi in meno; un motore che rispetta i tuoi vincoli lo dice mostrando i giri che si fanno senza, fermata per fermata.
Nella distribuzione italiana è qui che sta la parte più grande del costo, perché una consegna costa soprattutto tempo e non chilometri. Nel nostro modello del costo di una consegna in farmacia, costruito solo da fonti pubbliche (tabelle MIT dei costi di esercizio, CCNL, Federfarma e ISTAT), fra il 49% e il 64% del costo pieno è tempo. Le decisioni che tolgono ore o mezzi pesano quindi più di quelle che limano chilometri. Su OptivoRoute i tre orizzonti girano sullo stesso motore e sugli stessi dati.
Cosa cercare in un software di ottimizzazione percorsi
Non tutti i software sono uguali. Per la distribuzione italiana, i criteri che fanno la differenza sono:
- Import dei dati grezzi: poter caricare il proprio file Excel così com’è, senza riformattarlo, abbatte la barriera di adozione; lo stesso vale per il PDF, la foto o il testo di un ordine.
- Vincoli personalizzabili per settore: GDO, farma, food & beverage hanno regole diverse; il software deve adattarsi a te, non il contrario.
- Consapevolezza urbana: ZTL e LEZ devono entrare nel calcolo, non essere aggiunte a mano dopo.
- Simulazione di scenari: poter valutare le decisioni (un mezzo in meno, un nuovo cliente, un giro fisso da ridisegnare) sui propri dati e vincoli, confrontandole con il piano di oggi, prima di prenderle.
- Esecuzione e prova di consegna: app autista e POD digitale per chiudere il ciclo.
Per passare dai criteri alla scelta c’è la guida su come scegliere un software di ottimizzazione dei giri in Italia, con le famiglie di strumenti, i vincoli da provare per primi e dodici domande da fare al fornitore.
È esattamente l’approccio di OptivoRoute, il nostro software di ottimizzazione dei percorsi: fai entrare gli ordini da Magic Order, in Excel, PDF, foto o testo; l’AI costruisce i giri rispettando i tuoi vincoli reali, e li esegui con l’app autista.
Quanto si risparmia davvero
Il primo risparmio è di tempo: la pianificazione passa da mezza giornata a pochi minuti. Sui costi, l’ordine di grandezza viene dalla letteratura di riferimento sul Vehicle Routing Problem. Le applicazioni reali in Nord America e in Europa mostrano che pianificare con procedure computerizzate fa risparmiare in genere fra il 5 e il 20% dei costi di trasporto (Toth e Vigo, SIAM 2002). Dove cada la propria flotta in quella forbice dipende da volumi, vincoli e qualità della pianificazione di partenza; i numeri che Optivo pubblica sono nella pagina dei risultati.
Per una prima stima sui tuoi numeri — mezzi, fermate, km e ore di pianificazione — prova il calcolatore del risparmio sui giri di consegna: 60 secondi, risultato in range, nessun dato personale richiesto. Per il metodo completo di quantificazione, vedi l’approfondimento sul calcolo del ROI di un software di ottimizzazione percorsi.
Domande frequenti
Qual è la differenza tra ottimizzazione dei percorsi e navigazione?
La navigazione (es. Google Maps) trova la strada migliore tra punti già definiti e in un ordine già deciso. L’ottimizzazione dei percorsi decide invece quali fermate assegnare a quale veicolo e in che ordine, su decine o centinaia di consegne e rispettando vincoli come finestre orarie e capacità. È un problema molto più complesso della singola tratta.
Quante consegne servono perché l’ottimizzazione convenga?
L’ottimizzazione inizia a generare valore significativo già da poche decine di fermate al giorno, e il beneficio cresce con il volume. Sotto le 10-15 consegne giornaliere per veicolo il margine di miglioramento è più contenuto; sopra, la pianificazione manuale lascia quasi sempre efficienza sul tavolo.
Posso ottimizzare i giri partendo dal mio file Excel?
Sì. I software moderni importano i file di lavoro grezzi: riconoscono indirizzi e attività, recuperano i dati storici delle consegne precedenti e segnalano solo le informazioni davvero mancanti. Non serve riformattare nulla prima di iniziare.
L’ottimizzazione tiene conto di ZTL e zone a basse emissioni?
Dipende dal software. Una buona ottimizzazione per il mercato italiano include ZTL e LEZ direttamente nel calcolo dei giri, insieme a finestre orarie e tempi di guida, invece di lasciarle alla correzione manuale del pianificatore.
L’ottimizzazione può dirmi quanti mezzi mi servono?
Sì, se il motore sa simulare uno scenario sui tuoi dati e con i tuoi vincoli. Togli un mezzo (o aggiungi un cliente), ricalcoli e confronti chilometri, ore e costi con il piano di oggi. A rendere affidabile la risposta è che arriva con giri fattibili, che una media su un foglio di calcolo non può mostrare.
Anche i giri fissi vanno ottimizzati?
Sì. I giri “fissi” cambiano nel tempo (nuovi clienti, volumi diversi, finestre modificate) e raramente restano ottimali. Riottimizzarli periodicamente (anche solo una volta al mese) recupera l’efficienza persa, come dimostra il caso della distribuzione farmaceutica.
Il passo successivo
Vuoi vedere l’ottimizzazione applicata ai tuoi giri reali? Scopri OptivoRoute o prenota una demo con i tuoi dati.